Covid-19 : Comment mener un entretien annuel ?

Distanciation sociale, mesures anti-covid, chômage partiel et licenciements. Cette année 2020 n’aura pas ménagé votre entreprise ni vos équipes. Dans ce contexte bien particulier, vous vous demandez comment gérer les entretiens annuels de vos collaborateurs.

Ce rituel annuel est un moment important que ce soit pour les salariés que pour leurs supérieurs hiérarchiques. Bien mené, cet exercice permet d’établir un dialogue constructif avec les membres de vos équipes et d’améliorer leur productivité ou encore la relation de travail.

 

Annuler les entretiens ? Une mauvaise idée !

Chronophages et plus compliqués à mettre en place dans ce contexte particulier, vous seriez tenté d’annuler ou reporter les entretiens de vos équipes. Néanmoins, c’est un mauvais calcul:

  • Les employés qui ont besoin d’un cadre structuré se sentiront abandonnés. Ils ont besoin d’identifier clairement les points d’amélioration dans leur travail.
  • L’absence de reconnaissance des employés engagés et performants pourraient entrainer une vague de démotivation générale au sein de vos équipes.
  • Vous pourriez perdre de vue des données essentielles pour la bonne marche de votre entreprise.
  • La perte de communication avec vos collaborateurs n’est pas envisageable ! LA communication permet de garder un sentiment de connexion avec l’entreprise et de sécurité psychologique. A l’heure actuelle, entretenir ce lien est donc crucial.

 

Le cadre… à distance

Cet entretien formel doit se tenir dans un cadre calme et neutre. Malheureusement cette année, il faudra peut-être que vous vous adaptiez à la situation sanitaire. Nous vous conseillons toujours, dans la mesure du possible, de mener les entretiens en face à face (avec les mesures barrières et les précautions d’usage, cela va de soi). Ce qui permet un dialogue facilité. Si ce n’est pas possible, vous devrez gérer vos entretiens via vidéo-conférence.
L’entretien doit être prévu suffisamment à l’avance afin que votre collaborateur et vous-même, puissiez vous préparer à cette rencontre. Les problèmes techniques ne doivent pas impacter sur la qualité de ce rendez-vous.

Nous avons déjà publié un article pour vous aider dans la maîtrise des outils de vidéo-conférence lors d’entretiens, vous y trouverez des conseils concrets: Comment réussir son entretien d’embauche par Skype ?

 

Adaptez votre communication

Communiquer en « face à face » ou à distance au travers d’une caméra sont deux choses très différentes. Saviez-vous que seulement 20% de communication orale permet la compréhension d’un message? Nous utilisons tous un grand nombre de gestuelles. L’absence partielle ou complète de celle-ci est un frein considérable à la compréhension d’un discours.

Par visioconférence, vous serez contraint donc d’adapter votre langage. Veillez aux mots et au ton que vous utiliserez, simplifier la façon dont vous présentez les choses et assurez-vous durant l’entretien que votre collaborateur vous a bien compris.
N’hésitez pas à vous répéter au besoin.

 

Soyez bienveillant

Nous l’avions déjà évoqué dans de précédents articles, pour certain salariés, la situation sanitaire est anxiogène et déstabilisante. Il faudra vous montrer attentif. L’accompagnement sur le plan aussi bien professionnel que psychologique de votre collaborateur est actuellement primordiale. Même si le collaborateur ne vous a pas donné entière satisfaction, qu’il n’a pas atteint ses objectifs durant l’année, vous devez tenir compte du contexte difficile.  Il vous appartiendra de démontrer que l’absence de résultats est strictement liée à l’insuffisance professionnel de votre employé et non au contexte économique global.
Faire preuve d’écoute et d’empathie ne doit pas vous empêcher de dire les choses objectivement.

 

Devenez un phare dans la tempête

Encore plus aujourd’hui que d’habitude, l’entretien annuel et l’occasion de préparer l’avenir.
Redonnez du sens au travail de votre collaborateur en fixant avec lui un cap. Proposez-lui un rendez-vous régulier en présentiel quand c’est possible ou par visioconférence. Faites preuve de créativité.

Le mot « crise » se dit « Weiji », 危机 en mandarin. Ce mot comporte deux caractères: Le « Wei » qui se retrouve dans le mot « Weixian » qui signifie danger et le caractère « Ji » qui se retrouve dans le mot « Jihui » qui veut dire occasion.
Les chinois voient donc dans la notion de crise, une véritable opportunité à saisir.
Vous avez la possibilité de réécrire la relation managériale que vous avez avec vos collaborateurs: saisissez cette chance !

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