Nos conseils pour de meilleures réunions

5 conseils pour des réunions efficaces

En Suisse, nous passons en moyenne 5h par semaine en séance.
Malheureusement 2/3 de celles-ci sont considérées comme superflue et constituent une perte de temps !

Le coût financier pour les entreprises n’est pas négligeable : on parle de 23 milliards de francs ! Les réunions inutiles et vides de sens peuvent être dramatiques sur la productivité des collaborateurs. Facteur de stress, de démotivation et de burnout, la réunionite est un fléau pour les grandes comme les petites entreprises.

Source : www.rts.ch


1. Stop à « On a toujours fait comme ça ».
C’est une phrase qu’on a tous entendu au sein de notre entreprise. Elle est un grand frein à l’innovation. Le simple fait « d’avoir toujours fait comme ça » nous dispense d’essayer de nouvelles méthodes. Combattez cette idée ! Le premier conseil est de ne pas avoir peur de changer vos convictions, et aussi en matière de réunions !
Ne tombez pas dans le piège des réunions planifiées régulièrement et sans objectifs précis.

Changez les habitudes

2. Préparez votre réunion
Cela semble évident mais une réunion ça se prépare. Organisez les documents à présenter ainsi que votre timing pour chacun des points abordés.
Vous pouvez aussi donner des rôles à certains collaborateurs : un gardien du temps qui sera en charge du timing et veillera à l’avancement de la réunion et un secrétaire qui aura pour mission de noter toutes les idées et décisions importantes.
N’oubliez pas d’informer à l’avance les participants sur les sujets qui seront traités lors de la réunion. Vous pouvez aussi leur demander d’apporter des documents ou de réfléchir sur des problématiques qui seront débattues le jour J.


3. Conviez les bonnes personnes
Pour que votre réunion soit productive et que chacun n’est pas l’impression de perdre son temps, il faut qu’elle ait un intérêt immédiat pour tous les collaborateurs présents. N’invitez que les personnes concernées et tenez informé les autres membres de l’équipe en leur envoyant le compte-rendu.

 

4. Oubliez les réunions à rallonge
Une réunion ne devrait durer que le temps nécessaire. Pensez à bien définir les points qui sont à discuter.
N’organisez pas de meeting uniquement dans le but de faire un échange ou un débat. Préférez organiser un brainstorming. Voir notre article sur le Brainstorming.

 

5. N’oubliez pas de rédiger un compte rendu.
En fin de réunion, résumez par oral les décisions prises, les missions attribuées à chacun etc.
Assurez-vous que tout le monde ai compris la même chose.

Dans l’idéal, rédigez un court e-mail aux collaborateurs avec ces informations.

En fin de réunion, résumez par oral les décisions prises, les missions attribuées à chacun etc.

 

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